Finanse i dokumenty
Faktury, płatności, należności, koszty, umowy oraz współpraca z księgowością i kancelarią.
Dołącz do Double Digital
Administration & Operations Specialist
Finanse, dokumenty, sprawy zespołu i terminy pod kontrolą. Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za bieżącą administrację, rozliczenia, podstawowe procesy HR oraz formalną koordynację przetargów i zapytań ofertowych.
O roli
Ktoś musi pilnować, żeby wszystko działało.
W Double Digital kampanie muszą dowozić wyniki, procesy działać, a finanse, dokumenty i sprawy zespołu być pod kontrolą.
To rola dla osoby, która dobrze organizuje własną pracę, pilnuje terminów i samodzielnie doprowadza sprawy do końca. Nie szukamy osoby wyłącznie do wykonywania poleceń. Szukamy partnera odpowiedzialnego za swój obszar.
Procesy muszą działać. Dokumenty muszą się zgadzać. Terminy nie mogą znikać.
Trzy obszary odpowiedzialności
Administracja, ludzie i formalności.
Rola łączy codzienny back office z odpowiedzialnością za porządek w finansach, dokumentacji i wybranych procesach firmy.
Zespół i procesy HR
Administracyjne wsparcie rekrutacji, onboarding, offboarding, urlopy, dostępy i sprzęt.
Przetargi i organizacja
Monitoring postępowań, kompletowanie dokumentów, pilnowanie podpisów, wymagań i terminów.
Twoje zadania
Porządek, kontrola i domykanie tematów.
Odpowiadasz za bieżące sprawy administracyjne i dbasz, żeby nic nie utknęło między skrzynką, dokumentem a terminem.
- Wystawianie faktur, korekt i dokumentów pro forma.
- Kontrola płatności, należności oraz zobowiązań.
- Prowadzenie miękkiej windykacji i przypominanie o zaległych płatnościach.
- Przygotowywanie dokumentów i zestawień dla zewnętrznej księgowości.
- Kontrola faktur kosztowych i poprawności dokumentów.
- Koordynacja obiegu, podpisywania i archiwizacji dokumentów.
- Przygotowywanie umów na podstawie dostępnych wzorów.
- Administracyjne wsparcie procesów rekrutacyjnych.
- Formalny onboarding i offboarding pracowników oraz współpracowników.
- Prowadzenie dokumentacji zespołu, urlopów, dostępów i sprzętu.
- Kontakt z księgowością, kancelarią i dostawcami.
- Przygotowywanie raportów i zestawień dla zarządu.
- Monitoring wybranych przetargów i zapytań ofertowych.
- Analiza wymagań formalnych, kompletowanie dokumentów i pilnowanie terminów.
- Koordynacja podpisów i przygotowanie ofert do złożenia.
- Porządkowanie i usprawnianie procesów administracyjnych.
Kogo szukamy?
Samodzielność, dokładność i odpowiedzialność.
Nie chodzi tylko o znajomość narzędzi. Ważne jest to, czy potrafisz przejąć temat i doprowadzić go do końca.
Minimum 2 lata doświadczenia
Pracowałeś lub pracowałaś w administracji, finansach, operacjach albo back office.
Znasz rozliczenia
Rozumiesz proces fakturowania, kontrolowania płatności i monitorowania należności.
Pilnujesz terminów
Dobrze organizujesz pracę i radzisz sobie z kilkoma równoległymi tematami.
Dbasz o poprawność
Sprawdzasz dokumenty, zauważasz niezgodności i nie odkładasz ryzyk na później.
Komunikujesz się jasno
Sygnalizujesz problemy, ryzyka i kwestie wymagające decyzji bez zbędnego chaosu.
Myślisz procesowo
Nie tylko wykonujesz zadania. Szukasz sposobów na uproszczenie i uporządkowanie pracy.
Samodzielnie planujesz swoją pracę
Potrafisz ustalić priorytety, pilnować otwartych tematów i wrócić z gotowym rozwiązaniem.
Analizujesz informacje i podejmujesz decyzje
W ramach swojego obszaru nie czekasz na instrukcję do każdego kolejnego kroku.
Sprawnie korzystasz z Google Workspace
Dokumenty, Dysk, Gmail, Kalendarz oraz arkusze kalkulacyjne są dla Ciebie codziennym środowiskiem pracy.
Dodatkowe atuty
Nie wymagamy wszystkiego. To da Ci przewagę.
Doświadczenie w agencji marketingowej lub firmie usługowej
Znajomość pracy projektowej, klientów abonamentowych i wielu równoległych rozliczeń ułatwi wejście w rolę.
Administracja pracownicza
Praktyka w onboardingu, offboardingu, urlopach, dokumentacji i koordynacji dostępów będzie dodatkowym atutem.
Dokumentacja przetargowa
Doświadczenie w analizie wymogów formalnych, kompletowaniu załączników i pilnowaniu terminów będzie dużym plusem.
Platformy zakupowe i Baza Konkurencyjności
Znajomość elektronicznych platform postępowań pozwoli szybciej przejąć ten obszar.
Excel lub Google Sheets
Doceniamy sprawne formuły, filtrowanie, porządkowanie danych i przygotowywanie czytelnych zestawień.
AI i automatyzacje
Wykorzystujesz technologię do przyspieszania pracy, ale kontrolujesz dane, dokumenty i rezultat końcowy.
Double or Nothing
Co to znaczy w administracji?
Jesteśmy agencją digital działającą na danych, strategii i skuteczności. Kampanie muszą konwertować. Procesy muszą działać. Ludzie muszą być partnerami.
Nie szukamy osoby, która tylko przekazuje temat dalej.
Szukamy kogoś, kto porządkuje proces, pilnuje szczegółów, komunikuje ryzyko i doprowadza sprawę do zamknięcia.
Terminy są zapisane, monitorowane i domykane.
Dokumenty są sprawdzone przed wysłaniem lub podpisaniem.
Ryzyka są komunikowane wcześnie i konkretnie.
Powtarzalne zadania są upraszczane i automatyzowane.
Co oferujemy?
Samodzielny obszar. Stabilna współpraca.
Dajemy jasną odpowiedzialność i przestrzeń do wdrażania rozwiązań, które realnie usprawniają działanie firmy.
1/2 etatu
Około 4 godziny pracy dziennie od poniedziałku do piątku.
100% pracy zdalnej
Pracujesz z dowolnego miejsca przy zachowaniu regularnej dostępności.
Elastyczne godziny
Ustalamy rytm, który pozwala sprawnie współpracować z zespołem i partnerami.
B2B lub umowa o pracę
Forma współpracy dopasowana do Twoich preferencji.
Płatny urlop
Odpoczynek jest częścią długoterminowej i zdrowej współpracy.
Jasny zakres odpowiedzialności
Wiesz, które obszary są Twoje i czego oczekujemy od tej roli.
Własne usprawnienia
Możesz wdrażać procesy, automatyzacje i narzędzia, które oszczędzają czas.
Długoterminowa współpraca
Szukamy osoby, która przejmie obszar na stałe, a nie tylko na kilka miesięcy.
Wynagrodzenie
Jasne warunki od początku.
Ostateczna wysokość wynagrodzenia zależy od doświadczenia, zakresu kompetencji i poziomu samodzielności.
B2B
4 000–5 250 zł netto + VAT
miesięcznie za pracę w wymiarze 1/2 etatu.
Umowa o pracę
3 500–4 500 zł brutto
miesięcznie za pracę w wymiarze 1/2 etatu.
Poziom oferty
Finalna propozycja będzie zależna od praktycznego doświadczenia i gotowości do samodzielnego przejęcia obszaru.
Proces rekrutacji
Konkretnie. Bez przeciągania.
Szybki kontakt
Telefon lub wiadomość e-mail po analizie Twojego zgłoszenia.
Rozmowa online
Porozmawiamy o doświadczeniu, organizacji pracy i sposobie podejmowania decyzji.
Krótkie zadanie praktyczne
Sprawdzimy dokładność, priorytetyzację i sposób porządkowania informacji.
Decyzja
Wracamy z konkretną odpowiedzią i warunkami współpracy.
Dołącz do zespołu
Lubisz porządkować rzeczy, które innym się rozjeżdżają?
Prześlij CV. Interesuje nas doświadczenie, samodzielność i sposób organizacji pracy — nie rozbudowany list motywacyjny.
Jakie procesy finansowe lub administracyjne prowadziłeś albo prowadziłaś samodzielnie?
Opisz jedno usprawnienie, które wprowadziłeś lub wprowadziłaś w swojej pracy.
Z jakich narzędzi, automatyzacji lub rozwiązań AI korzystasz na co dzień?
Formularz aplikacyjny
Prześlij CV i uzupełnij formularz. Skontaktujemy się z wybranymi osobami.
Chcesz realnego wzrostu?
Porozmawiajmy.
